Partecipare con successo alle fiere di settore

In un periodo di crisi globale come quello attuale è sicuramente utile tenere vivi e, anzi rinforzare, i canali di comunicazione e di immagine di un’azienda.

Fra gli strumenti più validi, anche se più dispendiosi, troviamo le fiere di settore: luogo di contatto privilegiato fra chi espone e il target di clienti/potenziali clienti di riferimento.

La fiera è uno strumento prezioso perché vi partecipa chi ha scelto di stare in prima linea e di lanciare un messaggio ben preciso alla propria clientela. Se questo è un indubbio vantaggio, può anche rivelarsi un boomerang se la presenza viene realizzata prescindendo: dal pubblico di riferimento, dall’esperienza pregressa, dalle opportunità di miglioramento fornite dai competitor e dalla volontà principale di acquisire credibilità ed affidabilità aziendali.
È bene tenere presente che ad una fiera non si partecipa in primo luogo per strappare contratti ma per conquistare l’attenzione del mercato e per comunicare con gli attuali ed i potenziali clienti.

Già in fase di Business e Marketing Plan è indispensabile fissare gli obiettivi che si vogliono raggiungere tramite la partecipazione ad una determinata fiera. Ricordando naturalmente che gli obiettivi non solo sono molteplici, ma sono anche variabili da un anno all’altro.
Inoltre i messaggi che l’azienda vuol far passare attraverso lo stand fieristico devono essere costruiti tenendo conto: del target che si vuole raggiungere, delle analoghe esperienze precedenti, degli spunti utili forniti dalla concorrenza e, soprattutto, devono essere focalizzati ad acquisire credibilità e ad aumentare l’affidabilità dell’azienda.
La presenza fieristica è comunque un utile canale per comunicare le novità più rilevanti dell’azienda: il nuovo marchio, le acquisizioni, l’ingresso in nuovi mercati ed i cambiamenti organizzativi.

La comunicazione in fiera si attua, in primo luogo, attraverso l’allestimento dello spazio espositivo: lo stand è il biglietto da visita con cui l’azienda si presenta al visitatore.
L’allestimento deve essere studiato per favorire l’instaurarsi di una relazione confidenziale perché il visitatore deve sentirsi a proprio agio e percepire che il personale presente è a sua disposizione per agevolargli la visita.
Gli operatori addetti allo stand, dunque, rappresentano l’azienda stessa; dovranno perciò essere particolarmente motivati, informati e preparati rispetto agli obiettivi. Poiché agevola l’immagine, è altresì utile che gli operatori siano vestiti in modo uniforme; se non è possibile una divisa ci dovrà essere almeno uniformità nell’abbigliamento e magari un colore di riferimento per abbigliamento e/o accessori.
Al proposito è sempre meglio prevedere un doppio livello di personale presente allo stand: personale d’accoglienza, che faccia da “filtro” e da “vetrina”, e personale preparato, dipendente dell’azienda stessa, in grado di rispondere alle richieste dei visitatori.
Non occorrono grandi budget per farsi notare ed apprezzare; uno stand ben fatto ed una presenza ben “vestita” possono dare un’impressione superiore a quella di un’azienda anche dieci volte più grande ma presente con uno stand mal fatto e peggio “vestito”.

Dal punto di vista organizzativo gli uffici stampa e comunicazione saranno i principali incaricati all’organizzazione e progettazione dello spazio espositivo e dei materiali di supporto.
È sempre bene ricordare che questi strumenti devono essere mirati agli obiettivi: la fiera non deve diventare il luogo per “smaltire la carta che giace in magazzino”!

II personale aziendale coinvolto nell’organizzazione e nella gestione dello stand fieristico non deve perdere occasione per: osservare gli altri – soprattutto la concorrenza-, visitare la manifestazione, partecipare agli eventi, insomma guardarsi intorno! Solo in questo modo si potranno raccogliere elementi utili ai fini della partecipazione all’edizione successiva o ad altri eventi analoghi.

In fase post-fiera i partecipanti dovranno essere in grado di relazionare gli esiti della presenza: numero e tipologia di contatti, richieste, aspettative, reclami, e quant’altro di rilevante sia emerso durante l’evento. Per poter svolgere efficacemente questo compito è opportuno tenere un registro delle visite, in cui verranno annotati tutti i dati anagrafici utili alla costruzione di un database, e tutti gli elementi qualitativi necessari alla verifica ed alla ridefinizione della partecipazione.

L’esperienza insegna che “il ferro va battuto finché è caldo”, ovvero subito dopo la fiera.
Il potenziale perso dalle aziende nel post-fiera influisce direttamente sul loro giro d’affari.
Per tale motivo tutte le azioni concordate durante la manifestazione vanno eseguite entro pochi giorni, massimo una settimana, dal termine dell’evento.

In particolare è utile:

  • inviare una e-mail di ringraziamento ai clienti passati a visitare lo stand;
  • curare i contatti avuti durante l’evento;
  • trasmettere le offerte concordate durante l’evento.

 

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Simona Daidone
QA/RA Manager

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