La gestione delle modifiche nei Dispositivi Medici è essenziale per garantire la conformità a livello europeo e internazionale. In seguito alla prima immissione in commercio del prodotto, occorre monitorare e gestire le modifiche nella fase post-market, rispettando i requisiti normativi di ogni Paese in cui il dispositivo medico è commercializzato. Una gestione inefficace e non conforme può comportare sanzioni, ritardi, fino al ritiro dal mercato.

In linea generale, le modifiche possono riguardare vari aspetti del prodotto e del processo. Si citano, ad esempio, modifiche di progettazione (cambiamenti strutturali o nuove funzionalità), sostituzione di materiali con potenziali impatti clinici e biologici, cambiamenti nel processo produttivo e nell’etichettatura, modifiche che impattano sul sistema di gestione della qualità.

Valutazione delle modifiche: sostanziali vs non significative

Quando un’azienda fabbricante apporta modifiche a un dispositivo medico, è essenziale valutare se tali modifiche sono sostanziali (“substantial change”) e se richiedono procedure specifiche, come nuova registrazione, aggiornamento delle autorizzazioni o nuova valutazione di conformità. La classificazione come sostanziale dipende da vari fattori, tra cui principalmente l’impatto sulla sicurezza e sull’efficacia del dispositivo e dai requisiti di ciascun Paese.

Infatti, ogni Paese ha specifici requisiti riguardo alla gestione delle modifiche. Ad esempio, una modifica che non richiede nuova registrazione negli Stati Uniti, sotto la supervisione della FDA, potrebbe necessitare di una revisione completa in Unione Europea secondo il Regolamento MDR (UE) 2017/745. Anche nel contesto del programma MDSAP (Medical Device Single Audit Program), i cambiamenti al dispositivo devono essere gestiti secondo i requisiti regolatori di ciascuno dei cinque Paesi partecipanti (Australia, Brasile, Canada, Giappone e Stati Uniti).

Uno sguardo alle modifiche sui Dispositivi Medici in UE e nei Paesi MDSAP

Unione Europea

Secondo i Regolamenti MDR (UE) 2017/745 e IVDR (UE) 2017/746, una modifica a un dispositivo è considerata significativa se influisce sul design o sulla destinazione d’uso, richiedendo una nuova valutazione di conformità e, potenzialmente, una nuova certificazione.
In caso di modifiche significative, l’Organismo Notificato deve essere coinvolto per confermare se la certificazione rimane valida o se sono richiesti ulteriori passaggi.

Tra le modifiche significative, secondo la linea guida NBOG BPG 2014-03, troviamo:

• Destinazione d’uso: modifiche che comportano un’estensione o una variazione della destinazione d’uso originale del dispositivo, come l’ampliamento della popolazione target.
• Software: cambiamenti al sistema operativo o componenti software significativi, come l’architettura o l’algoritmo.
• Materiali o sostanze: modifiche al tipo di materiale o alla formulazione che influenzano le proprietà chimiche o fisiche, come la stabilità del dispositivo.
• Condizioni di sterilità: cambiamenti nei metodi di sterilizzazione che alterano la garanzia di sterilità, inclusi cambiamenti nel design dell’imballaggio.

Stati Uniti
Negli Stati Uniti, le modifiche significative che influiscono su sicurezza, efficacia e uso previsto del dispositivo richiedono una nuova valutazione di conformità. In questi casi, il fabbricante è obbligato a presentare una nuova 510(k) o un emendamento alla registrazione esistente. Le modifiche significative includono cambiamenti al design, ai materiali, alle prestazioni o all’etichettatura del dispositivo.

Australia
In Australia, le variazioni ai Dispositivi Medici sono soggette alle disposizioni del Therapeutic Goods Act 1989 (the Act) e dei Therapeutic Goods (Medical Devices) Regulations 2002 (the MD Regulations). Qualora tali modifiche siano significative e influiscano sulla sicurezza o sull’efficacia, è necessaria una notifica alla TGA. In determinate circostanze, sarà richiesta una nuova approvazione. I cambiamenti al design, ai materiali o all’etichettatura, che potrebbero compromettere la conformità del dispositivo, devono essere attentamente esaminati in base alle linee guida fornite da TGA.

Giappone
In Giappone, le modifiche ai dispositivi devono rispettare le normative del Pharmaceutical and Medical Devices Agency (PMDA) e del Pharmaceutical and Medical Device Act (PMD Act). Se considerate significative, è necessaria una nuova approvazione o notifica al Marketing Authorization Holder (MAH) o all’Accredited Organization (AO).

Brasile
In Brasile, l’autorità regolatoria ANVISA richiede la notifica o autorizzazione delle modifiche significative che possono alterare sicurezza, efficacia o classificazione del rischio, secondo la RDC 751/2022. Queste modifiche devono essere sottoposte a revisione da parte di ANVISA, che può richiedere ulteriori documentazioni.

Canada
In Canada, le modifiche ai Dispositivi Medici sono regolate dai Medical Devices Regulations (SOR/98-282). Le modifiche significative richiedono una nuova richiesta o un emendamento a Health Canada, mentre quelle minori devono essere documentate e talvolta segnalate. Per le modifiche soggette a revisione formale, il fabbricante deve indicare l’impatto sul dispositivo.

Documentazione NTF (Modulo Note to File) per le modifiche

Thema, grazie alla sua vasta esperienza nella consulenza strategico-regolatoria, mette a disposizione il proprio Modulo NOTE TO FILE che supporta i fabbricanti nella valutazione delle modifiche di prodotto e organizzative e, tramite check list, fornisce indicazioni sulle azioni da intraprendere e procedure da applicare in conformità ai requisiti dell’Unione Europea e dei Paesi MDSAP (USA, Australia, Giappone, Brasile e Canada).

Tra i numerosi Template offerti da Thema, il modulo NOTE TO FILE è specificamente progettato per aiutare a comprendere e a documentare se le variazioni apportate ai Dispositivi Medici siano sostanziali oppure minori, e per valutarne l’impatto sulle registrazioni, garantendo una gestione adeguata delle modifiche di prodotto e di processo.

Adottare una strategia efficace per la gestione delle modifiche, con il supporto di una documentazione accurata, aiuta le aziende a mantenere la conformità, affrontare gli audit e le comunicazioni con le autorità regolatorie con sicurezza, per mantenere il successo nel competitivo mercato globale dei Dispositivi Medici.